عدم نیاز به دفتر مشخص سازمانی

 

 

پاسخ وی به این سوال چنین است: "هر جایی که لازم باشد کار انجام شود!" Sinclair چنین توضیح می دهد که: "ما 65 نفر کارمند داریم، ولی تا به حال هیچ دفتر کاری ای نداشته ایم". دفتر کاری او یک صندوق پستی است، بعلاوه یک خط تلفن اینترنتی و سیستم ارتباطات یکپارچه.

 

در گذشته Sinclair صاحب یک دفتر کاری بود. اما امروزه معتقد است: "ما قبلاً یک دفتر کاری و اتاق کنفرانس زیبا داشتیم، درحالیکه پرسنل ما همیشه بیرون از دفتر مشغول به کار بودند. اما مشتریان نیازی نداشتند که دفتر کاری یا اتاق کنفرانس ما را تماشا کنند. بلکه انتظار داشتند ما نزد آنها برویم".

 

در حقیقت وظیفه شرکت OnSite، نجات و احیای شرکت ها، رستوران ها و هتل هایی می باشد که با بحران های شغلی مواجه شده اند و در مرز ورشکستگی قرار دارند. در سال های گذشته این شرکت به خرید و تعمیر امکانات و تجهیزات شرکت ها می پرداخت، در حالیکه امروزه بر کار کردن برای مالکان کنونی و نوسازی و احیای مدیریت و عملیات اجرایی تمرکز نموده است. Sinclair خود از مدت ها پیش مشغول به کار در خارج از دفتر کاری بود و بندرت در دفتر حاضر می شد. اما هنگامیکه وارد دفتر می شد، احساس میکرد که کارمندانش با صحبت های طولانی درباره کارهایی که در زمان بیرون بودن او انجام داده اند، مزاحمش می شوند و یا احساس می کرد که به محض ورود او، کارمندان مشغول به کار شده و تظاهر به سخت کوشی می کنند.

 

تقریباً 18 ماه پیش، Sinclair تصمیم گرفت که تمامی کارمندانش را به "عرصه کار" بفرستد تا بازدهی بیشتری داشته باشند. این اقدام از نظر مشاوران و فروشندگان بسیار عاقلانه و مثمرثمر بنظر رسید. درنتیجه، Sinclair این روش ابداعی خود را توسعه داد و کارمندان بخش اداری را برای فعالیت به خارج از شرکت اعزام نمود. بعنوان مثال، وی مسئول تنظیم صورت حساب ها را برای کار به دفتر کاری یکی از شرکت های مشتری خود فرستاد که سابقه همکاری طولانی مدتی با آن داشت.

 

Sinclair چنین اظهار می دارد که در ابتدا دو نفر از مشتریان در مقابل این اقدام او چنین واکنش نشان دادند: "چرا شما دفتر کاری خود را رها نموده اید و کارمند خود را برای کار به دفتر ما فرستاده اید، بدون اینکه هزینه ای برای حضور او در شرکت ما بپردازید؟!" اما Sinclair در نهایت توانست مشتریان خود را قانع کند. وی در جواب آنها به این نکته اشاره نمود: هر کارمندی که برای کار به محل شرکت شما گسیل می گردد، می تواند نقش یک مهره برقراری ارتباط را ایفا نموده و به تسهیل روند ارتباط بین دو شرکت کمک کند.

 

گرچه در ابتدا کارمندان شرکت از این سؤال مشتریان که "دفتر شرکت شما در کجا واقع است؟" وحشت داشتند، اما Sinclair خود این مشکل را برطرف نمود و به مشتریان احتمالی خود گفت که مشاورین شرکت OnSite در %90 موارد برای کار به سایت یا عرصه کاری گسیل می گردند و هرگز برای فرار از کار، به دفتر شرکت روی نمی آورند.

 

یکی از فناوری هایی که Sinclair برای سیستم روتینگ تماس اینترنتی و یکپارچگی با سایر روش های برقراری ارتباط از قبیل ایمیل و پیام کوتاه بکار برده است،Microsofts Office Communications Server می باشد. همچنین این شرکت از امکانات Microsoft SharePoint وBlackBerry Enterprise Server برخوردار است که به ترتیب از آنها برای اهداف همکاری و قابلیت تغییر و تحول استفاده می نماید.

 

از آنجائیکه شرکت OnSite بخشی به نام IT ندارد، نیاز خود به این فناوری را از طریق عقد قرارداد همکاری با 123together.com مرتفع نموده است.

 

همچنین مشابه این داستان در شرکت BizTech Solutions با مدیریت Doane Hadley روی داده است. این شرکت از مدت ها پیش از ابداع سیستم Office Communications Server، بعنوان یکی از beta testerهای برنامه Microsoft SharePoint محسوب می گردید. اما Hadley بخاطر دلایل خاص خود تصمیم گرفت دفتر کاری شرکتش واقع در New Jersey را تعطیل کند. هنگامیکه شرکت وی به فناوری ارتباطات یکپارچه دست یافت، راحت تر توانست افراد را قانع کند که کار کردن در خانه علی الخصوص با وجود آلودگی هوا و قیمت های بالای سوخت، مفیدتر خواهد بود. بنابراین، زمانی که مدیر دفتر وی اعلام نمود که بایستی محل سکونتش را به کارولینای شمالی منتقل نماید، Hadley از او خواست تا از محل خانه خود برای شرکت کار کند.

 

وی چنین بیان می دارد: "ما به این نتیجه رسیدیم که نیازی به حضور تعداد زیادی از کارمندان در دفتر شرکت نمی باشد و تاکنون نیز نبوده است." در نتیجه وی این طرح را عملی نمود و در حال حاضر نیز تمام کارمندانش در خانه های خود و یا در دفتر کار مشتری مشغول به فعالیت هستند.

 

Hadley با یکی از دفاتر تسهیل امکانات در New Jersey قراردادی منعقد نمود، مبنی بر اینکه یکی از کارمندان وی بتواند بصورت تمام وقت یا پاره وقت از محل کار و سالن کنفرانس شرکت جهت انجام کار خود استفاده نماید. همچنین وی در عوض راه اندازی سرورهای موردنیاز در مرکز داده های شرکت خود، اقدام به اجاره فضا در یک مرکز داده های بازرگانی نمود. وی در این زمینه توضیح می دهد: "این روش بهتر از انجام کار در شرکت خودمان است، زیرا به سبب تضمین کارایی طولانی مدت ابزارها و قابلیت اتصال بهتر از سوی شرکت مشتری، بازدهی بیشتری در پایان ساعت اداری خواهیم داشت."

 

Sinclair ریاست شرکت OnSite بر این باور است که نتیجه تصمیم وی در زمینه کار کردن کارمندانش از راه دور، به ذخیره بیش از 1 میلیون دلاری در هزینه های شرکت، ایجاد کسب و کار افزوده (یا همان کارآفرینی) و برخورداری از شبکه نیروی انسانی مفیدتر منجر گردیده است.

 

یکی از مزایای جانبی این امر چنین است: افرادیکه پیشتر تحت فشار شدید کار در اتاق های در بسته بودند، امروزه می توانند مستقیماً با مشتری ارتباط برقرار کنند و فرصت اثبات قابلیت ها و ارزش های خود را در اختیار داشته باشند. Sinclair نیز معتقد است که این امر به شادابی و انگیزه بیشتر کارمندان منجر خواهد شد. وی همچنین می افزاید: "حقوق اکثر کارمندان ما در مقایسه با دو سال پیش به دو برابر افزایش یافته است، زیرا لیاقت و شایستگی خود را اثبات نموده اند".